Datenschutzordnung

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Datenschutzordnung des Vereins

KiezKulturWerkstadt e. V.

 Präambel

(1)  Diese Datenschutzordnung ist Teil der Beitrittserklärung.

(2)  Mit dem Beitritt zum Verein willigt das Mitglied in die Regelungen dieser Datenschutzordnung ein.

(3)  Der Verein KiezKulturWerkstadt e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten, wie beispielsweise im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Vereinsbetriebes und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1     Allgemeines

(1)  Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Beschäftigten oder an Veranstaltungen Teilnehmenden sowohl automatisiert in EDV-Anlagen, als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die DS-GVO, das BDSG und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2   Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

(1)  Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

(2)  Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO insbesondere zum Zwecke der Mitgliederverwaltung die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Telefonnummern und E-Mail Adressen, ggf. die Funktion im Verein und ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter. Zum Zwecke der Beitragsverwaltung wird die Bankverbindung verarbeitet.

(3)  Zum Zwecke der Eigenwerbung wird auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f ) DS-GVO Werbung an die E-Mail-Adresse der Mitglieder versendet.

(4)  Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

(5)  Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

§ 3     Verarbeitung personenbezogener Daten von Funktionsträgern und Beschäftigten

(1)  Der Verein erhebt und nutzt personenbezogene Daten von Vorstandsmitgliedern sowie weiteren Funktionsträgern des Vereins, soweit diese Daten für die Verwirklichung der Vereinsziele, die Betreuung von Mitgliedern sowie die Verwaltung des Vereins notwendig sind. Zum Zwecke der Lohnabrechnung wird auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO von Beschäftigten Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Telefonnummern und E-Mail Adressen und Bankdaten verarbeitet.

§ 4     Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

(1)  Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden zum Zwecke der Außendarstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO, personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und ggf. an die Presse und andere Medien weitergegeben.

(2)  Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Alter oder Geburtsjahrgang.

(3)  Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

(4)  Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

(5)  Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.

(6) Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit genutzten Daten unverzüglich gelöscht.

§ 5     Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

(1)  Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB, soweit die Satzung oder diese Datenschutzordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Er stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 6     Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

(1)  Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Personen im Verein insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

(2)  Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

(3)  Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches eine Mitgliederliste angefordert hat, hat vorher eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für den genannten Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6   Kommunikation per E-Mail

(1)   Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein eine verschlüsselte vereinseigene Mail Adresse ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

(2)  Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per Mail untereinander stehen und / oder deren private Mail Adressen verwendet werden, sind die E-Mails über eine gesonderte vereinsinterne Mail Adresse zu versenden. Bei Massenmails, die nicht personalisiert über ein eigenes Mail-System versendet werden, ist darauf zu achten, dass die Empfänger als „BCC“ zu versenden sind.

§ 7    Verpflichtung auf Vertraulichkeit

(1)  Alle Personen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8    Rechte betroffener Personen

(1)  Das Verfahren zur Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Sperrung, Übermittlung und zum Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten richtet sich nach Abschnitt 3, Art. 15, 16, 17, 18, 19, 20 und 21 DS-GVO.

(2)  Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder die Wahrung rechtlicher Interessen des Vereins entgegenstehen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten betragen u.a. für die notwendigen Daten der Mitgliederverwaltung 2 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft, für die Lohnabrechnung der im Verein beschäftigten Personen 10 Jahren, für die Beitragsverwaltung 10 Jahren  und für die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden 30 Tagen.

§ 9    Datenschutzbeauftragter

(1)  Wenn im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

(2)  Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.

(3)  Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 10    Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

(1)  Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand in Zusammenarbeit mit dem Administrator. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand oder nach Weisung des Vorstands durch den Administrator vorgenommen werden.

(2)  Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

(3)  Abteilungen / Zirkel des Vereins bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts hat der Vorstand einen Verantwortlichen zu benennen, dem gegenüber er weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 11    Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

(1)  Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

(2)  Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

(3)  Ferner besteht für jeden Betroffenen von datenschutzrechtlichen Verstößen das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

§ 12    Inkrafttreten

(1)  Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 17.01.2018 beschlossen und tritt unmittelbar in Kraft. Sie ist den Vereinsmitgliedern durch Veröffentlichung auf der Homepage, per E-Mail oder, wenn nicht anders möglich, schriftlich bekannt zu geben.

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